En este artículo quiero hablar sobre la herramienta de facturación en la nube que he empezado a utilizar recientemente y con la cual estoy encantada porque me facilita enormemente las tareas de facturación, contabilidad y presentación de impuestos.
1. Introducción
Como autónomos estamos obligados a saber un poco de todo, no solo de nuestra actividad profesional sino también aspectos sobre cómo diseñar y gestionar nuestra página web o cómo llevar la facturación y contabilidad de nuestro negocio.
Las tareas de facturación y contabilidad son probablemente las más desagradables. Personalmente he pasado por tres fases: montar mi propia hoja de cálculo Excel (económico pero muy costoso), utilizar algún programa específico de facturación y contabilidad instalable en el ordenador (solo puedes utilizarlo en un ordenador y suelen tener limitaciones) y utilizar un programa de facturación en la nube que me permita automatizar las tareas de facturación, contabilidad e impuestos (fase en la que me encuentro actualmente).
2. Herramientas de facturación en la nube
Herramientas de facturación en la nube hay muchas y continuamente aparecen nuevas. Se trata de aplicaciones que no necesitan instalación y puedes utilizarlas en cualquier ordenador. Se basan en un pago mensual o anual (aunque algunas tienen planes gratuitos pero con funcionalidades más limitadas) y te permiten automatizar todo el proceso de facturación, contabilidad e impuestos.
Algunas de ellas las he utilizado durante el periodo de pruebas, mientras que otras las he venido utilizando de manera regular para llevar mis cuentas. Algunas de las que he utilizado o probado:
La mayoría de estas aplicaciones en la nube están muy bien y es difícil escoger alguna. Personalmente me quedo con dos: Cuéntica y Quipu, básicamente por lo intuitivas que son. Hacen que las tareas de facturación y elaboración de impuestos sean un poco más agradables y se adaptan muy bien a mi actividad profesional.
Estos últimos años he venido utilizando Cuéntica y ahora acabo de pasarme a Quipu. Lo bueno de Cuéntica es que dispone de un plan gratuito que va bien si estás empezando y tienes un volumen de actividad bajo. Lo malo es que si te quieres pasar a un plan de pago que te permita automatizar todas las tareas de elaboración de impuestos y ahorrar tiempo el coste es de 19 euros / mes.
Quipu, por el contrario, no dispone de un plan gratuito pero su plan para autónomos tiene un coste de 9,95 euros al mes o 99,5 euros al año, un precio muy razonable teniendo en cuenta el ahorro de tiempo que me supone. Eso sí, puede utilizarse de manera gratuita durante un periodo de prueba gratuito de 15 días para saber si es realmente lo que necesitas.
3. Quipu: facturación intuitiva
Quipu, a diferencia de otras aplicaciones, destaca por ser una extremadamente intuitiva y fácil de utilizar. Lo que más me entusiasma de esta herramienta es que los datos de las facturas que vas elaborando se trasladan automáticamente:
- A tus impuestos: la aplicación se encarga de rellenarlos automáticamente, de manera que al finalizar el trimestre los modelos ya están listos para presentar en Hacienda.
- A tu contabilidad, de manera que te permite llevar al día tu libro registro y tener un control de tus ingresos y gastos.
> Creación de facturas y presupuestos
Si ya sabes qué IVA e IRPF llevan tus facturas, solo deberás rellenar los datos de tu cliente, elegir un modelo de plantilla, crearla y enviarla en el idioma que prefieras. También puedes personalizar fácilmente las facturas (logo, pie de factura, etc.). Además, también puedes crear muy fácilmente un presupuesto en formato PDF para enviar a tus clientes.
> Contabilidad y libros de registro
A medida que vas elaborando tus facturas, los datos de estas se trasladan a tus libros de registro (ingresos, gastos, bienes de inversión) y puedes descargarlos en formato Excel.
> Impuestos
Esta es mi funcionalidad preferida. Los datos de facturas de ingresos y gastos también se trasladan a los modelos tributarios, de manera que el programa de facturación online completa los modelos tributarios por mí con el ahorro de tiempo que ello me supone. Además, en la elaboración de impuestos, a diferencia de otras aplicaciones, Quipu distingue a la perfección las facturas nacionales de las intracomunitarias o del resto del mundo.
> Control de los gastos
Quipu permite tener controlados los gastos: permite subir facturas y tickets, de manera que no necesitas guardarlos; los subes con el ordenador o los digitalizas con la aplicación móvil de Quipu y listo.
4. En conclusión
Llevar la facturación es un trabajo tedioso. Contratar un asesor para llevar todo el papeleo puede suponer un elevado coste (un mínimo de 50 euros mensuales), mientras que hacerlo de manera casera mediante una hoja de cálculo Excel es barato pero supone perder mucho tiempo.
Entre ambas opciones, la mejor solución que he encontrado es utilizar una herramienta de facturación en la nube como Quipu, que con un coste razonable (unos 10 euros al mes) me permite ahorrar mucho tiempo en la elaboración de facturas y en la confección de impuestos y me permite cumplir con todas mis obligaciones legales de manera fácil e intuitiva.
Por cierto, he visto también buenas recomendaciones de otros traductores que ya la utilizan como la de Lucie Davioud.
¿Conocíais Quipu? ¿Qué os parece esta herramienta de facturación en la nube?
